Die Unzufriedenheit mit der Protokollführung in den Sitzungen des Rates und seiner Ausschüsse mehren sich.

Es scheint willkürlich zu sein, welche Wortbeiträge aufgenommen werden oder nicht. Insgesamt lässt sich aus den Niederschriften für nichtanwesende Dritte der Sitzungsverlauf kaum nachvollziehen. Aus unserer Sicht kann man diesem nur Abhilfe schaffen, wenn künftig Wortprotokolle geführt werden.

Deshalb beantragen wir die Änderung der Geschäftsordnung für den Rat der Stadt Nideggen und seiner Ausschüsse wie folgt:

§ 24 Niederschrift

Absatz 2
Die Niederschrift wird als Wortprotokoll geführt.
Zusätzlich sollen die Wortbeiträge aus der Einwohnerfragestunde, den Anregungen und Bekanntmachungen in der Niederschrift protokolliert werden.

Absatz 4
Die Niederschrift wird von dem Bürgermeister und dem vom Rat bestellten Schriftführer unterzeichnet. Verweigert einer der Genannten die Unterschrift, so ist dies in der Niederschrift zu vermerken. Die Niederschrift ist allen Ratsmitgliedern in der Form zuzuleiten, wie die Einberufung erfolgt. Dabei ist sicherzustellen, dass unberechtigte Dritte keinen Zugriff auf den Teil der Niederschrift nehmen können, die in nichtöffentlicher Sitzung behandelt wurden. Die Niederschrift ist in der nächstfolgenden Sitzung des Gremiums von den anwesenden Mitgliedern des Rates oder der Ausschüsse zu genehmigen.

Absatz 5
Um die Erstellung der Niederschrift zu erleichtern, werden Tonbandmitschnitte von Sitzungen erfolgen. Sie dürfen ausschließlich von den in Abs. 4 Satz 1 genannten Personen zur Erstellung der Niederschrift genutzt werden. Ist spätestens in der auf die Zuleitung der Niederschrift gem. Abs. 4 Satz 2 folgenden Ratssitzung kein Wunsch zur Änderung der Niederschrift geäußert worden, so ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen. Wird ein Änderungswunsch geäußert, so kann zur Klärung der Berechtigung dieses Wunsches bis zur nächstfolgenden Ratssitzung der Tonbandmitschnitt abweichend von Satz 2 von dem Ratsmitglied, das in den Abs. 4 Satz 1 genannten Personen gemeinsam angehört werden, um eine gütliche Einigung über die Niederschrift zu erreichen. Das Ergebnis dieser Einigungsbemühungen ist dem Rat vorzutragen. Anschließend ist der Tonbandmitschnitt unverzüglich zu löschen.

Absatz 6
Die Niederschrift soll 10 Arbeitstage nach der Sitzung allen Rats- und Ausschussmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Findet die nächste Sitzung des Gremiums innerhalb dieser Frist statt, verkürzt sich die Frist entsprechend.

§ 27 Abweichungen für das Verfahren der Ausschüsse
Absatz 8 streichen, da Unterschiede der Niederschriften über Sitzungen des Stadtrates und seiner Ausschüsse nicht gewünscht werden.

Die Satzungsänderung der Geschäftsordnung soll bis spätestens zum 01.01.2020 in Kraft treten.

Wissend, dass der Stadt Nideggen die entsprechende Technik zum Erstellen von Wortprotokollen derzeit nicht zur Verfügung steht, fasst der Rat der Stadt Nideggen folgenden Beschluss:

Die Verwaltung wird beauftragt bis zum 01.01.2020 sicher zu stellen, dass die Technik des Sitzungsraumes die Aufzeichnung von Wortprotokollen ermöglicht. Dabei ist darauf zu achten, dass die Technik so ausgelegt ist, dass das händische Schreiben entfällt.

Ein dementsprechender Haushaltsansatz hat zu erfolgen.